Comment accélérer le traitement des commandes ? | RAJA

Publié le 27.06.18 à 6h04 AM par La rédaction
Temps de lecture : 5 minutes

Être réactif dans le traitement des commandes clients, c’est essentiel pour les fidéliser. Pourtant, de nombreux entrepôts perdent du temps en n’automatisant pas certaines tâches. S’accompagner des bons outils et, a fortiori, se débarrasser des process chronophages vont vous permettre de donner un coup de pouce à votre productivité.

Découvrez dans cet article toutes les astuces pour accélérer votre traitement et préparation de commandes à chaque phase de votre chaîne logistique. 

Cet article a été mis à jour en octobre 2020.Les outils inadaptés vous font perdre un temps précieux

Diagnostiquer les blocages dans le traitement des commandes

Si la définition du terme "traitement de commandes" est plutôt simple, la multiplicité des tâches qu'il recouvre demande que l’on s’attarde sur sa définition.

Qu’est-ce que le traitement des commandes ?

Le traitement des commandes, c’est l’ensemble du processus qui s’enclenche lorsqu’un client effectue un achat, et qui se termine lorsqu’il ouvre le colis contenant ses marchandises..

Les étapes menant à la livraison ne sont pas forcément les mêmes d’une entreprise à une autre. C’est pourquoi vous devez vous poser une question simple : Qu’est-ce qui, dans votre activité, correspond à une commande traitée de manière efficiente ?

On vous souffle un élément de réponse : dans une majorité de cas, il s’agit d’une promesse de livraison tenue, et d’un client fidélisé.

Les étapes du traitement des commandes

On l’a vu, le traitement des commandes se découpe en tâches clairement séparées, qui vont de l’achat par le client sur le site à la livraison de son produit.

Voyons ensemble, précisément, de quelles tâches il s’agit :

  • Vérifier le paiement et l’adresse de livraison : élémentaire, il vous faut vous assurer que le client est solvable, et qu’aucune erreur n’a été commise lors du renseignement de l’adresse de livraison.
  • S’assurer de la disponibilité en stock : parfois, on ne dispose pas du bon outil informatique permettant une automatisation de l’inventaire. Un obstacle qui peut faire perdre un temps précieux dans l’efficacité du traitement des commandes.
  • Réaliser le picking (ou prélèvement) : étape qui consiste à aller récupérer le ou les articles commandés dans les rayonnages.
  • Prendre en charge le colisage : les articles commandés doivent être soigneusement emballés par le préparateur de commandes afin de leur garantir un transport sans risque. C’est la définition même de la préparation de commande.
  • Se charger de l’expédition : le colis est embarqué par votre transporteur et est acheminé à destination.
  • Gérer la facturation : il s’agit de remettre les factures correspondantes aux achats des clients.
  • Gérer le retour et le service après-vente  : parfois, tout ne se passe pas comme prévu, et vous devez faire face à un client qui n’est pas satisfait par votre produit ou son acheminement. Cette étape, essentielle, joue énormément dans la perception qu’a de vous la clientèle. Ici encore, les outils influent sur votre temps de réponse.

Désormais, vous devriez être en mesure d’identifier quelle étape du processus de traitement d’une commande peut être améliorée dans votre entreprise..

Souvent, les blocages s’effectuent au niveau de la partie logicielle utilisée par les entreprises trop datée, pas assez fonctionnelle, pas à jour...

Une mauvaise organisation de la chaîne logistique est aussi régulièrement pointée du doigt.

Comment optimiser son traitement de commandes ?

Une connaissance exhaustive de ces processus de traitement des commandes est capitale dans une optique d’optimisation.

Suivez les étapes à la loupe, contrôlez la préparation des commandes, et identifiez les ruptures, les engrenages mal huilés. Ce sont eux qui vous font perdre du temps, et donc en efficacité.

Comment éviter l’obsolescence de vos outils ?

Réaliser des travaux d’optimisation du fonctionnement de la gestion des commandes peut vous faire gagner 2 à 3 minutes par commande. Un gain indéniable, qui vous permet, sur le long terme, d’expédier davantage de commandes.

Les bons réflexes pour optimiser la préparation des commandes

Les principales pistes d’amélioration se situent au niveau de votre supply chain.

  • La classification de vos produits est-elle optimale ? Pourquoi ne pas opter pour un référencement de type ABC, dès lors qu’une part importante de vos commandes correspond à un petit groupe de produits ? Les tâches de picking s’en verraient grandement facilitées.
  • Votre phase de colisage peut-elle être débridée, par exemple par l’utilisation de cartons prédécoupés, de caisses à montage instantané, ou de distributeurs de papier bulle vous évitant de devoir effectuer la découpe manuellement ?
  • Un système de gestion des stocks informatisé pourrait-il s’avérer être un gain de temps capital qui vous aiderait à éviter les ruptures de charge ?

Découvrez plus de conseils pour les préparateurs de commande.

Un travail de longue haleine est ainsi nécessaire pour réviser son organisation.

Des processus de traitement des commandes peuvent être amenés à évoluer, au gré notamment des fluctuations du carnet de commandes.

Grâce à l'automatisation vous pourrez traiter 20% de commandes en plus.

Trop de commandes ? Revoyez vos processus de traitement pour ne pas vous noyer

Votre carnet de commandes explose. Tant mieux pour vous ! Mais quid de votre gestion des expéditions ?

Un travail en flux tendu est galvanisant pour les finances de l’entreprise, mais peut être un véritable casse-tête pour les opérateurs.

Plus votre activité se développe, et plus l’utilisation d’outils professionnels vous permettant, sinon un gain de temps, de ne pas en perdre, se révèle indispensable.

À ce niveau, et si vous avez d’ores et déjà appliqué les astuces et conseils facilitant le travail de vos opérateurs logistiques, l’adoption d’un back-office Web performant est la meilleure solution.

Vous automatiserez alors de nombreux processus, comme les premières étapes de vérification du paiement ou des stocks, et pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : la tenue de vos délais, et la traçabilité de vos commandes..

On ne vous apprendra pas comment traiter des bons de commande, ni comment réaliser un emballage de qualité professionnelle.

Mais le faites-vous de manière efficace ? C’est tout l’enjeu d’un bon traitement des commandes en logistique.

Identifier quels processus peuvent être soumis à automatisation, et effectuer un travail d’autocritique et d’ajustement de ses outils afin de ne jamais être dépassé par des commandes trop nombreuses. Une affaire de perspicacité, de logique, qui pourra vous amener à traiter entre 20 à 30 % de commande client en plus, et ce de manière quotidienne !

Les trois points-clés à retenir

  • Le traitement des commandes est l’ensemble des étapes qui séparent la commande du client à la réception de son produit.
  • L’utilisation d’outils datés, le retard d’informatisation ou la mauvaise organisation de vos entrepôts ralentissent votre processus pour traiter les commandes.
  • L’adoption d’un back-office performant peut vous aider à mieux contrôler la préparation des commandes. 

Envie d’aller plus loin dans l’optimisation de votre préparation de commandes ? Découvrez le guide du colis parfait, qui aidera vos équipes logistiques à mieux gérer le processus de préparation de commandes.

Télécharger le guide

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La rédaction RAJA est composée d'expert métier, marché et produits. Son 1er objectif est de vous apporter des conseils concrets et pratiques afin de vous faire gagner du temps, vous aider à identifier des solutions répondant à vos problématiques logistique et vous accompagner dans vos démarches d'amélioration.

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