Quel équipement pour le télétravail choisir pour ses employés ?

Vous l’avez bien constaté : la crise sanitaire liée à la Covid-19 a obligé les entreprises à repenser leur organisation pour poursuivre leur activité. Le télétravail s’est aussitôt imposé comme une solution pertinente et souhaitée par bon nombre d’employés.

Selon une enquête Odoxa :

• 24 % des salariés pratiquaient le télétravail lors du premier confinement (mars 2020)
• Parmi les 25 % d’actifs ayant poursuivi leur activité sur site, 71 % craignaient d’attraper le Coronavirus en allant travailler.

Cette période de bouleversements importants touche peut-être à sa fin. Pourtant, le télétravail semble destiné à se pérenniser et à entrer dans les pratiques quotidiennes de nombreuses entreprises. Selon le baromètre annuel “Télétravail 2021” de Malakoff Humanis :

• 75 % des salariés et 66 % des dirigeants d’entreprise estiment que le télétravail se développera encore ces prochaines années
• 86 % des salariés aimeraient poursuivre le télétravail, régulièrement ou occasionnellement, après la crise sanitaire
• 68 % des salariés et 57 % des dirigeants souhaitent conserver au moins un jour de télétravail hebdomadaire
• La durée idéale de télétravail hebdomadaire serait de 1 à 3 jours selon eux

C’est pourquoi, si ce n’est déjà fait, il est crucial d’offrir le bon équipement de télétravail à vos employés.

Comment votre équipement de télétravail doit aider vos employés à être plus performants ?

Lors de la mise en place massive du télétravail, des inégalités ont pu être observées par les salariés. Certains disposaient d’un bureau confortable déjà aménagé à leur domicile, tandis que d’autres ont dû improviser en urgence. Des familles ont parfois dû partager leur espace de travail, entraînant des situations inconfortables et une baisse de productivité.

Les dirigeants ont quant à eux déployé des solutions pratiques pour permettre la poursuite de l’activité : par exemple, en prêtant du matériel informatique aux salariés.

Mais, pour assurer aux employés les meilleures conditions de travail possible, il vous faut cependant aller plus loin. Investir dans du matériel adapté, ou aider financièrement vos salariés à s’équiper est indispensable.

Le bon équipement de télétravail permet à vos employés…

• De gagner en autonomie dans leurs missions à distance. Les salariés disposent de tout le matériel nécessaire directement chez eux. Déployer un système d’information efficace et mettre à disposition les équipements-clés facilite la poursuite du travail. Ils gagnent également du temps et se libèrent d’une charge mentale éventuelle : ils n’ont plus besoin de penser à passer au bureau pour récupérer un matériel spécifique.
• De mieux performer. En utilisant un matériel adapté, ils effectuent leurs missions dans des conditions identiques à celles de l’entreprise. Leur travail à distance est plus efficace, ils réalisent une meilleure performance globale.
• D’éviter les soucis d’ergonomie et de santé. Les espaces de vie de vos employés ne sont pas toujours adaptés au télétravail (mobilier, écrans, environnement sonore…). En plus de l’inconfort qu’ils subissent, ils peuvent développer à moyen et long terme des soucis de santé. Par exemple : une tendinite du poignet ou du coude résultant d’une mauvaise position sur le clavier et la souris. Des douleurs dans le dos peuvent en outre apparaître en raison d’une mauvaise posture assise ou d’une station assise trop prolongée. Pour ce point, il est indispensable d’accompagner l’employé en l’informant et le conseillant. Il sera ainsi plus attentif au fait d’adopter une bonne posture, et de faire de courtes pauses pour bouger. Faciliter l’accès à du mobilier plus ergonomique est tout aussi important. En tant qu’employeur, vous jouez un rôle-clé dans la prévention de ces maux.
• D’être plus motivés. Faire attention à l’environnement de télétravail de vos employés, c’est également améliorer leur qualité de vie au travail. C’est un moyen efficace pour les fidéliser au cours du temps et augmenter leur attachement à l’entreprise.

L’équipement informatique crucial pour un télétravail serein

En tant qu’entreprise, vous devez tout mettre en œuvre pour faciliter le télétravail. Cela implique de donner à vos employés l’accès à du matériel de qualité. Ils pourront ainsi effectuer leur mission professionnelle sereinement. Vous devrez notamment être attentif à ces équipements.

L’ordinateur

Il doit être aux normes du SI (service informatique) de l’entreprise et compatible avec les logiciels utilisés en entreprise.

L’ordinateur portable est un choix pratique. Léger, peu encombrant, facile à transporter, il cumule les bons points. L’écran, le clavier et la souris sont déjà intégrés. Cependant, ils sont susceptibles d’être peu pratiques lors de sessions de travail longues. Un écran trop petit ou de mauvaise qualité, une souris non ergonomique, par exemple, peuvent fatiguer et freiner la productivité.
L’ordinateur fixe possède lui aussi des atouts, même s’il est encombrant. Il est polyvalent et souvent plus puissant.

Pensez à vérifier que le salarié dispose de tous les câbles nécessaires pour faire les branchements à son domicile.

Si leur poste de travail le nécessite, n’hésitez pas non plus à doter vos collaborateurs d’une imprimante efficace.

La souris et le clavier

Pour éviter tout risque de tendinite, ces équipements doivent être ergonomiques. Il existe désormais des modèles adaptés dans toutes les gammes de prix. Vous pouvez ainsi veiller à la bonne santé de vos salariés tout en respectant votre budget.

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• De souris d’ordinateur
• De claviers

Le micro-casque pour les téléconférences

Le choix de l’équipement peut faire toute la différence dans vos équipes. Un micro de mauvaise qualité pénalise le salarié et entraîne des problèmes de communication avec ses collaborateurs. Des bruits parasites peuvent par ailleurs apparaître et provoquer de l’agacement.

Le casque est lui aussi important. De nombreux salariés optent par exemple pour des modèles à réduction de bruit. Ils profitent d’un environnement sonore plus calme et propice à la concentration, y compris en dehors des appels ou visioconférences.

Dans tous les cas, optez en priorité pour un micro-casque léger, simple à brancher et à utiliser. Vous trouverez aussi sur le marché des modèles sans fil, avec une connexion Bluetooth notamment. Ils permettent de limiter les câbles et offrent plus de confort. Ils peuvent cependant occasionner des déconnexions intempestives ou ne pas être compatibles avec l’ordinateur utilisé.

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La caméra pour visioconférence

Elle peut être directement intégrée à l’ordinateur ou non. Les ordinateurs portables sont équipés d’une webcam dans la majorité des cas, mais celle-ci n’est pas toujours de bonne qualité.

Le critère principal pour choisir une caméra est la résolution d’image. C’est d’autant plus important si le salarié est amené à effectuer des appels vidéo avec des clients. Optez au minimum pour une caméra de 800 × 600 pixels, et capable de filmer en Full HD.

L’espace de télétravail : comment l’organiser ?

Télétravailler régulièrement à domicile nécessite d’organiser un véritable espace de travail dédié à cette activité.

Plusieurs points doivent être pris en compte :

• Le calme : l’idéal est d’avoir un endroit fermé dans lequel le salarié peut s’isoler.
• Le rangement : disposer d’un espace propre et bien rangé est indispensable pour se concentrer sur ses missions.
• L’ergonomie : outre l’équipement informatique, le mobilier doit lui aussi être ergonomique. Le bureau doit avoir une hauteur adaptée au salarié et une largeur suffisante pour accueillir les outils de travail. Le fauteuil doit être confortable, adapté au poids et à la taille du salarié. Il doit favoriser une bonne posture. Dans l’idéal, le corps doit être parfaitement détendu, sans tension dans la nuque, les épaules et le dos. Les yeux doivent être à la hauteur du moniteur, les bras reposent à 90° sur le bureau et les pieds touchent le sol.
• Le confort visuel : l’écran doit être placé à 50 à 70 cm des yeux.
• La lumière : trop vive ou trop basse, elle peut fatiguer ou provoquer des migraines. La lumière naturelle est à privilégier. Une lampe de bureau pourra être utilisée lorsque le ciel s’assombrit. Il faut aussi éviter de travailler dos à une fenêtre (risques de reflets gênants dans l’écran).

Les fournitures de bureau à mettre à disposition des télétravailleurs

Le salarié doit avoir à disposition toutes les fournitures utiles à son activité.

L’entreprise pourra ainsi lui fournir :

• Ramettes de papier 
• Ciseaux et perforateur
• Stylos
• Post-it 
• Cahiers et blocs-notes 
• Pochettes en carton ou plastique 
• Surligneurs
• Classeurs et intercalaires 
• Cartouches d’encre 
• Agrafeuse, brocheuse et plastifieuse 
• Boîtes de rangement 
• Enveloppes, timbres, tampons…

La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid a entraîné un déploiement massif du télétravail. Ce phénomène n’est pourtant pas temporaire. Apprécié des salariés, plébiscité par les jeunes actifs, il a aussi séduit les dirigeants. Il devrait s’inscrire durablement dans les pratiques des entreprises. Les dirigeants ont un rôle clé à jouer pour assurer la mise en place d’un télétravail efficace : informer les salariés, faire de la prévention, aider à
s’équiper…

Les points clés à retenir sur les équipements pour le télétravail

• Le télétravail continuera à se développer ces prochaines années ;
• Un équipement de qualité aide les employés à mieux travailler (matériel informatique,
  mobilier, fourniture…) ;
• Les dirigeants doivent accompagner les salariés pour qu’ils créent un espace de travail adapté et préservent leur santé.