Les conseils pour l’aménagement de vos bureaux professionnels et entrepôts

15 min lecture19 juin 2023

À l’ère où le télétravail s’est durablement installé dans les entreprises, bon nombre de sociétés continuent à prendre soin de l’aménagement de leurs bureaux professionnels. Et pour cause : c’est là un vecteur fort de productivité, mais aussi d’attractivité !

Pour creuser ce sujet, nous avons interviewé Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG, qui nous a dispensé ses 10 bonnes pratiques en matière d’aménagement de locaux professionnels. Vous découvrirez également en fin d’article des pistes pour optimiser l’aménagement de votre entrepôt.

Qui est JPG ?

JPG, filiale du Groupe RAJA, est le spécialiste de l’aménagement des locaux professionnels, qui propose à la fois de la vente à distance de mobilier pour équiper les TPE et les PME, ainsi qu’une équipe vous permettant de réaménager votre plateau dans son entièreté. L’expertise JPG prend en compte tous les besoins des TPE et PME, jusqu’à 200 postes de travail.

Découvrez ici le showroom virtuel de JPG.

Pourquoi apporter un soin particulier à l’aménagement de vos bureaux professionnels ?

Si vous avez un projet d’aménagement de vos bureaux professionnels, c’est probablement que vous êtes déjà sensible à la première raison de vous y intéresser : l’augmentation de la productivité.

En effet, des bureaux bien aménagés permettent à l’entreprise de prendre en compte la santé de ses collaborateurs, en leur proposant du mobilier adapté aux humains qu’ils sont. L’idée est bien d’éviter les problèmes de Troubles Musculo-Squelettiques, de canal carpien ou encore de cervicales, pour accroître leur bien-être dans l’entreprise, et limiter l’absentéisme. RAJA vous explique comment prévenir les TMS.

Mais bien souvent, on néglige combien l’aménagement des bureaux professionnels a un impact sur la marque employeur, et donc, sur l’attraction de nouveaux talents. Un bel accueil, du beau mobilier, et des locaux attractifs sont autant de signes de la santé économique, culturelle et sociale d’une entreprise – surtout pour les nouvelles générations ! En somme, ce qui se voit à l’intérieur se reflète à l’extérieur.

“Il est crucial pour toute entreprise de ne pas négliger le mobilier de bureau au sens large. L’aménagement de l’espace de travail est aussi essentiel que d’avoir un bon PC, qui fonctionne bien! C’est ce qui reflète l’image de l’entreprise, son besoin et son envie de plaire, et de prendre soin de ses employés”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

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10 bonnes pratiques pour bien aménager vos bureaux professionnels

Maintenant que vous êtes sensibilisé aux bénéfices d’un aménagement de bureaux professionnels soigné, découvrez les 10 conseils concrets pour mener votre propre projet à bien.

1. Étudier les métiers pour leur trouver le mobilier adéquat

Avoir du mobilier de bureau professionnel adapté, c’est avant tout s’intéresser aux métiers eux-mêmes. L’idée ? Étudier les différents postes de travail pour trouver le mobilier qui leur est adapté à eux, et non pas seulement à l’entreprise dans sa globalité, pour les faire gagner en productivité, faciliter leur travail.

Votre mobilier doit notamment optimiser la circulation et les différents échanges entre les individus qui ont besoin de collaborer. Par exemple, mettre en bout de table un élément en demi-lune pour faire de courtes réunions sur le poste de travail lui-même (avec des graphistes, par exemple) peut être un plus significatif.

2. Penser ergonomie

L’ergonomie est la clé de voûte d’un projet d’aménagement de bureaux professionnel réussi. Le principe est simple : trouver l’aménagement et le mobilier qui permettent de limiter l’inconfort, qui s’adaptent au corps des collaborateurs.

Pour ce faire, l’une des premières composantes est bien sûr le bureau. Positionner un bras support-écran, support pour le poignet, une souris ergonomique, un repose-pied qui bouge, voire proposer un bureau assis-debout, permet d’avoir une posture optimale, et de limiter les douleurs liées aux postures.

N’hésitez pas à vous tourner vers du mobilier qui permet aux collaborateurs de faire des mouvements ou de changer de position. Par exemple, les formes d’assises innovantes comme les ballons ou les vélo-bureaux peuvent être intéressantes à positionner au milieu d’un open-space.

3. Aménager ses bureaux, mais aussi les espaces tiers des locaux

Que vous réaménagiez des bureaux existants ou que vous vous lanciez dans un projet tout neuf, veillez à favoriser également les tiers-lieux de vos locaux.

Prenez notamment soin d’aménager :

  • Une salle de pause originale, propice à la détente et au partage
  • Des espaces de réunion optimaux, avec des tables électrifiées adaptées au matériel informatique, et avec des assises plus dynamiques, en mouvement

D’autres éléments, comme les cabines acoustiques qui permettent aux collaborateurs de s’isoler, peuvent également avoir le plus grand effet sur vos talents, et leur donner envie d’aller au bureau et d’y être très productifs.

“Depuis quelques années déjà, on prête plus attention au mobilier qui permet de faire des réunions ou d’être en pause convenablement, avec du mobilier chaleureux plus typé “habitat”. En dehors de l’esthétique, on voit aussi apparaître des éléments conviviaux comme les baby foot, les poufs type Fatboy et même des bornes d’arcade dans les locaux professionnels.”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

4. Ne pas négliger les luminaires

Le saviez-vous ? Il existe une norme européenne qui recommande que chaque poste de travail présente 500 Lux, afin d’éviter les troubles oculaires. Malheureusement, cette norme est très souvent négligée.

Retenez donc ceci : mettre une lampe de table réglable sur un espace de travail, ce n’est pas seulement pour “faire joli” ! La luminosité a un impact sur l’humeur des employés, c’est un gros gain de productivité. L’idée est de tenir compte du rythme circadien pour régler la luminosité dans les bureaux.

“Vos collaborateurs ont besoin d’une luminosité qui s’adapte en fonction de leur humeur, mais aussi de leurs besoins physiologiques. Par exemple, le matin, on aime souvent une couleur chaude et moins intense. Puis, on va régler sur une luminosité à forte intensité et une couleur blanche lorsqu’il s’agit d’une période de forte concentration.”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

5. Prendre soin de l’acoustique

Après la lumière, place au son : la gestion de l’acoustique dans vos locaux est cruciale, pour permettre une réelle productivité, mais aussi pour favoriser le bien-être dans vos bureaux.

Ainsi, disposer des panneaux-écrans entre les différents espaces de travail d’un open-space permet non seulement de délimiter les espaces de chacun, mais aussi d’optimiser l’acoustique globale des bureaux.

6. Choisir son mobilier en fonction de l’électronique qui y est lié

Aujourd’hui, l’électronique est partout – et l’aménagement de vos bureaux professionnels doit en prendre compte dès le début du projet.

Pensez à investir dans des produits connectés comme écrans connectés ou écrans tactiles : ce sont autant d’outils qui permettent de simplifier le travail sur ordinateur. De la même manière, il existe du mobilier connecté, mais aussi du mobilier où il est possible de se brancher aisément, grâce à des blocs prises disposées sur les tables de réunion, sur des bureaux en flex office, ou dans des caissons.

Ce mobilier doit être pensé pour les espaces de travail, mais aussi pour les tiers-espaces. Par exemple, pourquoi ne pas proposer des tables permettant de recharger les portables des collaborateurs pendant le déjeuner ou la pause ?

7. Soigner l’éco-responsabilité lors de l’aménagement des bureaux professionnels

C’est un fait : vos collaborateurs sont de plus en plus sensibles à l’éco-responsabilité, et ce, dans tous les domaines de leur vie, personnelle comme professionnelle. En matière d’aménagement de bureaux professionnels, vous devez donc vous pencher sur des solutions écologiques.

D’autant plus que la loi AGIEC vous y oblige ! Depuis février 2022, cette législation oblige la reprise de l’ancien mobilier de bureau. Qui plus est, les sociétés publiques doivent présenter 20% de leurs achats en produits upcyclés ou de seconde main ; et cette règle va s’étendre au marché privé, probablement en 2025.

La loi Climat et Résilience inclut également une facette concernant l’aménagement de vos locaux. Elle dit qu’en 2025, tous les fabricants et les distributeurs devront avoir une notation produit sur le mobilier (à la fois d’habitat et de bureau).

Autant de raisons de choisir du mobilier approvisionné en circuit court, ou qui participe au système associatif, par exemple.

“Chez JPG, 98% de nos produits sont certifiés, NF environnement, FSC, PEFC… Nous prêtons une attention particulière dans le choix et nos fournisseurs et de leurs produits autour de l’éco-responsabilité, qui est une valeur forte chez JPG.”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

8. Appliquer la tendance “Bien au bureau comme chez soi”

Et si vous pensiez également au design de vos locaux lors de leur aménagement ou réaménagement ? Actuellement, la tendance en termes d’aménagement d’espaces professionnels est “Bien au bureau comme chez soi” : c’est le fait que l’habitat personnel et son design entrent dans les locaux professionnels.

Avant, le mobilier professionnel était très blanc. Actuellement, on voit plutôt des décors boisés, avec du chêne, du bois veiné, à l’aspect plus décoratif, chaleureux et naturel, investir les locaux. Les formes arrondies et les couleurs vives sont également de mise.
En termes de design, pensez également à :

  • Mettre en avant de la charte graphique de l’entreprise dans le mobilier lui-même
  • Choisir des couleurs qui influent positivement sur l’humeur des collaborateurs : une salle de réunion bleue pour la créativité, des panneaux-écrans rouges pour stimuler la concentration, du jaune pour aider à la prise de décision…
  • Avoir une homogénéité dans le décor de vos locaux
“Le côté attrayant du mobilier est crucial. Il faut pouvoir proposer des espaces qui plaisent – surtout après le Covid où il faut donner envie aux collaborateurs de revenir dans l’entreprise !”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

9. Végétaliser les espaces

Saviez-vous qu’une étude avait prouvé que la vision d’une plante, même artificielle, dans un espace professionnel entraîne moins d’arrêts maladie dans l’entreprise ?

En ce qui concerne l’aménagement de vos locaux, l’extérieur vient aussi à l’intérieur, grâce à la végétalisation. Les plantes ne sont pas des accessoires : elles sont nécessaires pour avoir des collaborateurs en bonne santé, qui aiment travailler, et donnent une image de l’entreprise sereine et bonne.

10. Prendre aussi en compte le télétravail

Le télétravail s’est durablement démocratisé dans la plupart des entreprises – et votre projet d’aménagement de bureaux professionnels doit le prendre en compte. En effet, en tant qu’entreprise, vous êtes aussi responsable du mobilier que vous proposez chez vos collaborateurs !

Pendant le Covid, vos salariés ont ressenti les effets d’un mobilier non ergonomique sur leur santé et leur motivation. D’où le fait de leur proposer, a minima, un siège ergonomique, ainsi que quelques éléments-clés pour assurer leur confort en télétravail.

“Un dernier conseil ? Faites-vous accompagner dans votre projet d’aménagement de bureaux professionnels. On ne s’improvise pas aménageur de bureaux. Le but est de comprendre les besoins de l’entreprise et des collaborateurs, de visiter les locaux actuels, de voir comment les gens travaillent, de poser des questions… Par la suite, en découlent des conseils pour placer différemment le mobilier et les gens. Allez-y pas à pas, en fonction de votre budget. Même si vous ne pouvez pas appliquer toutes les bonnes pratiques d’un coup, il est crucial de prendre en compte le bien-être et l’ergonomie de vos collaborateurs petit à petit.”

Thomas Damame, chef de groupe mobilier chez JPG

Comment lancer votre projet d’aménagement de bureau professionnel ?

Les projets d’aménagement de bureau professionnel ne consistent pas simplement en le choix du mobilier et de l’agencement des meubles.

Dès que votre projet compte plus de vingt postes de travail, vous aurez besoin d’une véritable stratégie pour aménager ou réaménager un environnement de travail qui vous ressemble, booste la productivité de vos collaborateurs, et leur donne envie de s’y rendre.

Pour concevoir votre espace de travail, vous pouvez faire appel à un bureau d’études spécialisé dans ce type de prestation pour les professionnels.

Ces structures, dotées de designers d’intérieur, vous accompagnent depuis la structuration de votre besoin jusqu’à la livraison de vos locaux, en passant par le choix des matériaux à utiliser et des mobiliers de bureau dont vous avez besoin. Elles peuvent également faire appel à des ingénieurs si votre projet comporte du gros œuvre (comme la construction ou l’abattement de cloisons).

La première étape pour lancer votre projet d’aménagement de bureaux professionnels consiste à concevoir un cahier des charges exhaustif, comprenant notamment :

  • Les objectifs de votre projet : augmentation de la convivialité, de la communication entre les équipes, de la productivité…
  • Les habitudes de vos collaborateurs : télétravail, flex office…
  • Les types d’espaces que vous souhaitez concevoir : coworking, salles de réunion, bureaux individuels, open-space, banques d’accueil, bureaux de la direction, caféteria…
  • Vos contraintes en termes de timing, de nombre de collaborateurs, ou encore de certifications à suivre
  • Votre budget

Une fois votre prestataire sélectionné, il pourra concevoir des plans pour vous projeter dans l’aménagement de vos bureaux, puis lancer les travaux à proprement parler.

Les conseils et produits-phares pour l’aménagement de votre entrepôt

Au-delà de votre projet d’aménagement de bureaux professionnels, vous comptez également mener une réorganisation de votre entrepôt ? Voici les conseils-clés de nos experts RAJA pour optimiser votre entrepôt grâce à l’aménagement.

  • Choisissez une méthode de stockage adaptée à votre activité. Celle-ci est la base sur laquelle l’aménagement de votre entrepôt se fait par la suite, notamment en termes de racks et d’allées pour circuler.
  • Respectez les normes de sécurité adaptées à votre activité. Pensez notamment aux normes en termes de ventilation, de traitement des eaux usées, d’issues de secours, de voie dédiée aux engins… Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article sur le sujet.
  • Installez la signalétique adéquate. Tandis que les rubans de marquage au sol permettent de délimiter les différentes voies et espaces de votre entrepôt, les panneaux vous aident à signaler les zones de secours ou d’évacuation, ainsi que les consignes de sécurité.
  • Optimisez la place disponible dès que possible, grâce à des éléments en mezzanine, en structure autoportante, ou bien grâce à la réduction de la largeur des allées.
  • Choisissez les rayonnages appropriés pour vos marchandises. Ceux-ci doivent être à la fois adaptés à votre type de produits, à leur poids et à la méthode de stockage que vous avez choisie. N’hésitez pas à consulter les différentes étapes pour choisir vos rayonnages ici.
  • Pensez à l’ergonomie et au bien-être en entrepôt. Optimisez vos postes de travail en proposant des postes ergonomiques, des tabourets assis-debout, ou encore des tapis anti-fatigue. Les machines de manutention que vous choisissez sont également déterminantes quant à la réduction de la pénibilité dans votre entrepôt : sélectionnez-les en conséquence !

Vous voilà prêt à appliquer les meilleures pratiques en matière d’aménagement d’entrepôt et de bureaux, et à soigner votre marque employeur ainsi que la QVT dans vos locaux.

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