7 conseils pour réussir votre appel d’offre transport [+ méthode]

Si votre entreprise consomme du transport de colis, BtoC comme BtoB, vous êtes sans doute tiraillé entre deux priorités : d’une part, réduire vos coûts de transport ; d’autre part, ne pas entacher la qualité de la livraison des colis aux clients, pour leur offrir toujours la meilleure expérience.

Or, l’un des leviers pour optimiser vos frais de transport, BtoB ou e-commerce, réside dans le fait de mener des appels d’offres transport bien ficelés. Votre objectif : trouver les meilleurs tarifs de transporteurs.

Pour ce faire, il est cependant nécessaire de suivre certaines bonnes pratiques. Découvrez donc dans cet article 7 conseils pour réussir votre appel d’offres transport, transmis par Matthieu Erly, fondateur du cabinet ColisConsult, expert en la matière.

N’hésitez pas non plus, dès maintenant, à télécharger la méthode concrète et complète de ColisConsult : en 10 étapes, elle vous dévoile comment réussir votre appel d’offre transport de A à Z.

Pour bien commencer : quand faut-il lancer un appel d’offres transport ?

Les transporteurs augmentent en général leurs tarifs annuellement, souvent au 1er janvier, avec des hausses qui leur permettent d’améliorer leur rentabilité.

Par conséquent, en tant qu’acheteur, vous devez être dans une position attentive. Surveillez la baisse de la compétitivité de vos transporteurs actuels, et prenez régulièrement le temps de faire un tour complet du marché.

En somme, restez fréquemment en veille pour savoir si une mise en concurrence est nécessaire.

7 étapes pour réussir votre appel d’offre de transport

1. Bien dénoncer les contrats en cours avec vos transporteurs actuels

L’aviez-vous remarqué ? Vos contrats actuels avec vos transporteurs comportent un préavis de désengagement, en général de 3 mois.

Avant même de vous lancer dans la conception de votre appel d’offre transport, veillez donc à bien dénoncer ce contrat. Ce processus vous permettra d’éviter de vous retrouver coincé avec votre transporteur actuel, qui pourrait vous empêcher alors de transférer vos flux chez votre nouveau prestataire.

2. Récolter et regrouper les bonnes données à intégrer dans votre appel d’offres

Sachez-le : la qualité des propositions que vous recevrez dépendra de la qualité et de la lisibilité des informations que vous aurez transmises à vos soumissionnaires.

Il va donc vous falloir rassembler certaines données dans votre appel d’offre transport. On distingue ainsi deux types d’informations à récolter :

• Vos statistiques annuelles, qui donnent une vision globale de votre activité
• Vos factures des derniers mois, qui permettent de rentrer dans le détail de ce qui vous est actuellement facturé, colis par colis

Mais il ne s’agit pas seulement de transmettre ces données telles quelles dans votre appel d’offres transport. Votre objectif est de les rendre faciles à appréhender, pour que les soumissionnaires puissent aisément simuler leurs coûts réels d’exploitation, et vous faire une offre au plus près de vos besoins.

C’est essentiel ! Annoncer aux transporteurs que vous dépensez 1 million d’euros par an en transport n’est pas une approche recommandable et efficace pour obtenir les meilleurs tarifs. Ils ont besoin de détails.

Ainsi, pour rendre ces données brutes aisément exploitables par vos soumissionnaires, procédez de la manière suivante :

• Répartissez vos envois par zone géographique et par tranche de poids en mentionnant s’il s’agit de poids réel ou de poids facturé. Cela permet aux soumissionnaires de faire des propositions en intégrant la notion de facturation au poids volume (de plus en plus appliquée chez les transporteurs, en express et en export, mais aussi en national pour certains).
• Scindez bien vos flux avec chaque transporteur, afin de leur donner de la visibilité sur la répartition de votre trafic avec vos fournisseurs actuels.

Vous aurez ainsi entre les mains des données bien segmentées, prêtes à être intégrées à votre appel d’offre transport.

3. Créer des matrices à faire remplir par les soumissionnaires

Pour rendre ces données issues de votre activité encore plus lisibles, il s’agit désormais de les rassembler dans un document aisément exploitable.

Regroupez donc toutes ces données dans un document Excel unique, avec plusieurs onglets qui présentent les règles de l’appel d’offres transport, la description de votre activité, vos données statistiques… Ce document doit également comprendre des matrices à remplir par vos soumissionnaires.

En effet, il s’agit de permettre à vos soumissionnaires de renseigner leurs propres propositions de tarifs détaillées dans ce même document.

En construisant vos matrices, à partir de vos dernières factures de transport, vous établissez vous-même la trame que vos soumissionnaires rempliront. Le but : faciliter le dépouillement de votre appel d’offres, en comparant des propositions sur les mêmes bases (à savoir : les tarifs proposés au vu de vos besoins réels).

A ce stade de votre préparation de votre appel d’offres transport, il s’agit de n’omettre aucun point. C’est pourquoi nous vous invitons à télécharger la méthode ColisConsult en 10 étapes, qui détaille concrètement la manière de créer ces matrices si importantes pour un AO bien mené.

4. Demander certains documents-clés à ses soumissionnaires

Certains éléments sont souvent omis lors des appels d’offres de transport… alors qu’ils sont particulièrement importants pour avoir une vision claire des propositions tarifaires qui vous sont faites !

Demandez donc à vos soumissionnaires :

• Leur grille tarifaire de base, pour vérifier qu’ils aient bien rempli vos matrices.
• La liste de tous les suppléments possibles et leurs règles d’application : livraison le samedi, hors-gabarit, surcharge carburant…

Notez que ces suppléments peuvent représenter de 20 à 40% du coût de transport d’une entreprise ! De quoi vous motiver à récolter toute la documentation nécessaire dès les premières soumissions.

Toutes vos informations sont bien formalisées, et vous êtes désormais prêt à émettre votre avis d’appel d’offre transport. N’oubliez pas d’indiquer la date-limite qu’ont vos prestataires potentiels pour proposer leur candidature.

5. Comparer les critères qualitatifs de service proposés

À cette étape, la remise des offres est finalisée, et vous avez face à vous toutes les candidatures. Il est temps de les comparer.

Au-delà des coûts de transport, certains critères qualitatifs demeurent essentiels à comparer dans votre appel d’offres : délais de livraison, engagement de qualité de service, implication commerciale du transporteur…

Veillez donc à :

• Intégrer dans votre dépouillement un tableau de scoring qui pondère les critères financiers et les critères qualitatifs
• Avoir un bon feeling et ressentir une bonne réactivité de la part de votre interlocuteur commercial : s’il est peu réactif avant le contrat, il est possible qu’il se montre aux abonnés absents par la suite…

Encore une fois, toute la finesse d’un appel d’offre transport réside dans le fait de trouver le bon transporteur, au bon prix, sans entacher l’expérience de livraison vécue par votre client final.

6. Ne pas changer plus d’un transporteur à la fois

Une fois votre appel d’offres transport dépouillé, vous avez fait votre choix, et êtes prêt à faire la passation de votre ancien prestataire à votre nouveau fournisseur. Mais comment savoir s’il s’agit du meilleur choix possible ? Telle est la question.

Pour éviter de bousculer tous vos process d’un coup, et vous assurer d’avoir fait le bon choix, pensez à faire vos changements de transporteurs de manière progressive.

Commencez à faire travailler votre nouveau prestataire sur une logique de test. Attribuez-lui tout d’abord une petite proportion de vos envois, pour ensuite augmenter la charge des flux que vous lui confier. Cette phase de test vous aidera à vous assurer que vous avez fait le bon choix dans votre appel d’offre transport.

7. Après l’appel d’offres : surveiller le contrat et les premières factures

Attention ! Ce n’est pas parce que votre appel d’offres transport est terminé qu’il faut considérer que les prix proposés seront forcément appliqués. On constate en effet régulièrement des décalages entre ce qui a été négocié et ce qui est réellement appliqué.

Pour éviter cela, observez de près :

• Le contrat que vous signez avec le prestataire choisi, pour vous assurer qu’il respecte ce qui avait été annoncé pendant l’appel d’offres.
• Les factures, et tout particulièrement les premières reçues, aussi bien pour les tarifs de transport que pour les suppléments que vous avez renégociés.

Que vous soyez e-commerçant ou une entreprise BtoB, obtenir des contrats de transport compétitifs et adaptés à votre activité est un élément-clé pour votre réussite. L’obtention de ces contrats doit donc faire l’objet de toute votre attention avec une implication des équipes opérationnelles et achats tout au long de ce process d’appel d’offres de transport.

Nous espérons que ces 7 conseils vous aideront à obtenir les offres que vous méritez ! Pour aller plus loin, et vous assurer des appel d’offre transport optimaux, n’hésitez pas à télécharger la méthode ColisConsult en 10 étapes.