Optimiser la vitesse de preparation de commande
11 min lecture06 juillet 2021
Le temps c’est de l’argent ! Et cet adage est particulièrement vrai dans l’entrepôt. Il faut effectivement optimiser le nombre de commandes préparées par heure et par poste. Emballer, caler puis fermer vos colis… à chaque étape nos experts vous donnent des conseils pour gagner de précieuses secondes et autant d’énergie économisée par les préparateurs
SOMMAIRE :
La promesse de livraison : enjeu vital
Un client déçu c’est un client qui potentiellement ne revient pas. Tous vos efforts marketing sont perdus à cause d’un loupé sur une étape désormais cruciale. Vous devez donc livrer vite et bien pour survivre.
A chaque étape de la préparation de vos commandes, ce long article vous propose des solutions classées par prix et par complexité à mettre en place.
Préambule : quelle est votre saisonnalité ?
Dans le BtoB comme dans le BtoC, la saison de Noël se prépare à différentes périodes pour nos clients. Par exemple, chez IELLO, un éditeur de jeux de société en plein expansion, il y a deux rendez-vous à ne pas manquer pour les équipes logistique :
- Dès la période de mai – juin, il faut stocker les gros distributeurs en prévision des fêtes de fin d’année. On envoie des palettes et des (gros) cartons en quantité sur une courte période.
- L’autre partie du stock est réservée à la vente directe sur leur site e-commerce en fin d’année. C’est alors une pure logistique BtoC avec une logique de livraison rapide à l’unité. Il faut livrer vite et bien afin de le client ne privilégie pas un autre éditeur de jeu.
En fonction de votre saisonnalité, vous organiserez vos ressources moyennes et pourrez faire vos calculs de rentabilité pendant et hors pics de commandes.
[GUIDE] Préparez plus vite pour livrer plus vite
Emballer, caler puis fermer vos colis… à chaque étape nos experts vous donnent des conseils pour gagner de précieuses secondes et autant d’énergie économisée par les préparateurs… multipliés par le nombre de commandes, les gains pour l’équipe seront très significatifs !
I. Le choix de l’emballage
Le choix de l’emballage impacte votre vitesse de préparation. Certains choix paraissent anodins et pourtant… pour le préparateur, c’est quelques secondes de moins et des efforts économisés. Cette énergie préservée, il pourra la redistribuer dans l’ensemble des colis préparés et dans l’attention qu’il portera à chaque expédition (qualité du colis, moins d’erreurs de préparation…)
Remplacez vos cartons par des enveloppes et des pochettes
Deux avantages à cela :
- Rapidité d’exécution : vous économisez le temps de formation manuelle de la caisse
- Réduction des coûts de transport : en réduisant à la fois le poids et le volume de vos emballages vous réduisez vos frais d’expédition au national et à l’international
L’e-commerçant chinois eGlobal Central (dont les ventes high tech et gadgets explosent en Europe) utilisent une enveloppe bulle et une pochette opaque pour expédier des smartphones.
Cette technique n’est donc pas forcément limitée aux marchandises à faible valeur. Son positionnement discounter lui permet de ne pas investir sur un emballage plus premium. Par ailleurs, avec une expédition à l’international, tout e-commerçant doit privilégier les emballages cartons double cannelure au minimum, augmentant d’autant plus la part de l’emballage dans le coût logistique global.
La caisse à montage instantané change la vie de vos préparateurs
Il serait réducteur de limiter le montage instantané à un gain de rapidité même si c’est l’objet principal de cet article. Nous voyons trois avantages majeurs à la caisse à montage instantané :
- Gain de rapidité : la caisse est montée ou formée 2,5 fois plus vite en moyenne. L’équipe italienne du groupe RAJA s’est prêtée avec sérieux à l’exercice afin de calculer le gain de temps exact. [Voir toutes les caisses, boites et étuis à montage instantané livrables en 24H par RAJA]
- Réduction de l’effort : 2,5 fois plus vite mais également au moins 2,5 fois plus facile à former. Vos préparateurs vont vous remercier pour ce choix. Et vous gagnerez en productivité en valorisant cette décision en interne.
- Gain de place en logistique sortante : c’est certainement nos clients qui l’expliquent le mieux, à l’instar de Jean-Baptiste de Presmenil, acheteur logistique et transport chez QuiToque.
« Avant certains préparateurs devaient d’abord former toutes les caisses en amont et faire une pile de caisses à côté du poste d’emballages. L’espace était encombré même en faisant tous les efforts d’organisation possibles. Désormais, chaque préparateur forme ses caisses au fur et à mesure, c’est un vrai gain en terme d’organisation et de sérénité au moment des expéditions »
La pochette liassée à fermeture instantanée : une révolution ?
Le titre vous parait accrocheur ? Non. Nous avons vraiment la conviction qu’à l’heure du ship from store et de la multiplication des sites e-commerce, cette solution d’emballage va répondre à un besoin de rapidité des retailers et e-commerçants. Et pour vous convaincre, rien ne vaut une vidéo. Inutile de la regarder jusqu’au bout, les 30 premières secondes vous suffiront.
II. Caler efficacement : caler peu
Le calage est une opération très souvent nécessaire pour protéger la/les marchandises. Voici quelques solutions pour travailler sur la réduction du temps nécessaire et l’économie d’énergie liées à cette tâche.
Calage prédécoupé et boite distributrice
- Une manière tout bête de réduire la durée de l’opération de calage, c’est d’éliminer des gestes et des outils. Le calage prédécoupé vous permet de réduire le temps de découpage et d’éliminer l’utilisation du cutter. [voir la vidéo comparative ici si besoin]
- Sur le même principe, la boite distributrice de calage est un premier investissement léger qui vous permet de faciliter le geste du préparateur tout en gardant son poste d’emballage organisé.
Le sachet bulle à fermeture adhésive
A l’instar de la caisse à montage instantané, ce sachet bulle économise à vos préparateurs 2 opérations : enrouler la marchandise dans du film bulle et utiliser de l’adhésif pour le maintenir contre le produit.
En fonction de la forme de vos produits, cela peut être un gain de temps considérable. L’équipe du studio de RAJA vous a préparé une petite vidéo pour vous montrer l’intérêt de la solution (personne n’emballe des calculatrices de nos jours mais l’objectif de la vidéo est rempli)
Astuce : commandes récurrentes, source d’optimisation ?
Astuce : commandes récurrentes, source d’optimisation ?Si une majorité de vos commandes sont récurrentes, adoptez des emballages qui collent au maximum à votre produit (éventuellement des emballages sur-mesure). Vous économisez ainsi non seulement en quantité de calage mais également en temps de préparation. A l’instar de Cubyn, désignez des postes de travail dédiés à ce type de commande pour gagner encore en productivité. [A lire : toutes les astuces inspirées du poste de préparation du logisticien Cubyn]
La bonne pratique
Chez 123roulement, on a opté pour des formats de boites / caisses spécifiques pour coller au plus près du produit. Cette méthode a permis de réduire la quantité de calage avec un triple avantage :
- Démarche éco-responsable : réduction de la quantité, du poids et du volume
- Réduction du coût du transport
- Plus grand rapidité d’exécution pour l’équipe préparation
Les systèmes de calage mécaniques
Ils sont généralement destinés aux e-commerçants traitant au moins 20 à 30 commandes /heure par opérateur. Là encore, le système de calage aura plus ou moins de sens en fonction du type de commandes généralement traitées. Pour des commandes multi et/ou hétérogène, un système de calage papier sera rapidement rentabilisé en terme de rapidité de commandes traitées par opérateur. Et surtout, il vous permettra de dépasser un seuil de commandes /heure sans avoir besoin de faire appel à de l’interim.
II. Fermer vite… mais bien
L’étape de fermeture est cruciale pour assurer l’inviolabilité de vos expéditions. Quelques idées pour continuer d’assurer la sécurité de vos envois tout en réduisant le temps de l’opération.
Et si vous supprimiez l’adhésif ?
Plus de dévidoir, plus d’adhésif et plus de souci d’approvisionnement d’adhésif. Pour cela, il suffit d’adopter des boites ou caisses avec bande adhésif intégrée. Vous gagnez en rapidité d’exécution autant qu’en quantité d’adhésif consommé. Courte vidéo démo ci-dessous.
Comment optimiser la bande gommée ?
La bande gommée est l’un des moyens les plus efficaces de sécuriser vos envois et utiliser par de gros e-commerçants (Amazon la personnalise à ses couleurs) cependant l’opération est manuellement plus longue que l’application d’un adhésif… sauf si vous utilisez un distributeur de bande gommée. Le process est particulièrement adapté si vous utilisez des formats de caisse proches. [Voir la vidéo]
La fermeuse de caisse
Une machine fermeuse de caisses est souvent l’un des premiers investissements en terme de machine. Couplée à un convoyeur – même manuel – c’est un vrai gain de temps ! Regardez rapidement la vidéo ci-dessous pour vous en convaincre.
III. La table de préparation doit être pensée, repensée et toujours optimisée
Table de préparation ou poste d’emballage. Nous vous recommandons la lecture de notre article complet sur l’optimisation du poste d’emballage. Nous vous expliquons étape par étape comment faire de votre poste d’emballage l’une des pierres angulaires de votre process préparation. Vous pouvez aussi consulter notre tuto de conception d’une table d’emballage.
Voici quelques points-clés expliqués dans notre guide :
- Sélectionnez les indispensables de votre poste d’emballage
- Intégrez les règles d’ergonomie de l’INRS pour votre poste d’emballage
- Organisez les flux entrant et sortant de votre poste d’emballage
A lire aussi : les astuces des e-logisticiens Cubyn et Wing pour optimiser votre poste d’emballage.
[BONUS] Convoyeur : quand le paquet vient à vous
Si la circulation le permet, le convoyeur est le moyen idéal d’amener directement (voir automatiquement) les colis finalisés vers la zone d’expédition où ils pourront être répartis par type de transporteur : express, La Poste, domestique, international, etc. Vous évitez à vos préparateurs de porter les colis un à un dans des chariots qui seront ensuite poussés vers la zone d’expédition. Gain d’énergie et gain de temps garantis !
– A LIRE : choisir le convoyeur qui convient à vos besoins –
Si le convoyeur n’est pas compatible avec la configuration de votre espace de stockage, pensez au moins aux chariots grillagés ou roll afin de stocker les colis préparés avant de les amener en une seule fois sur la zone d’expédition et évitez des allers-retours fatigants et improductifs.
[BONUS] Etes-vous mature pour le système d’emballage automatique B+ ?
Cette machine forme les caisses autour des produits, vous assurant une adaptation parfaite de l’emballage à la taille du produit, à chaque colis. La vidéo ci-dessous illustre bien le fonctionnement des systèmes B+.
Ce système automatisé s’adresse uniquement aux (très) gros expéditeurs au vue de son coût d’acquisition. Parmi les avantages à valoriser dans le calcul de rentabilité :
- Rapidité d’exécution de création et de fermeture des colis
- Cadence constante en toute circonstance
- La qualité constante des colis créés
- L’économie en terme d’effectif pour la préparation
Notre conseil : plusieurs modèles existent. Consultez nos experts machines si vous souhaitez explorer cette piste. Ils vous aideront à valider ou infirmer cette piste et choisir le modèle qui convient à vos produits.
